Wat is een leerlingenadministratie?
Door Maaike de Boer, MA
Een leerlingenadministratie is een door de school bij te houden administratie van hun leerlingenbestand. Hierin worden allerlei persoonlijke gegevens bijgehouden over de basisscholier.
Eisen leerlingenadministratie
De Nederlandse wet stelt eisen aan de manier waarop een leerling in de databank wordt ingevoerd. Belangrijke gegevens mogen niet ontbreken, zoals:
- De volledige naam, bestaande uit: voorletters, eerste voornaam met initialen, roepnaam en land van herkomst.
- Geboortedatum/plaats en geslacht. Gaat het om iemand van niet-Nederlandse afkomst dan vermeldt de school ook herkomstland en nationaliteit ouders. Als ouders een vluchtelingenstatus hebben dan staat deze ook genoteerd.
- Straatnaam, plaats en het nummer waarop die te bereiken is.
- Bij opname in het ziekenhuis, een artsverklaring waaruit blijkt dat het ziekenhuisverblijf langer duurt dan 3 weken.
- Datum waarop scholier is ingeschreven op school, maar ook de datum van eerder genoten onderwijs.
- Mocht het van toepassing zijn, de datum waarop een leerling uit eerder onderwijs is uitgeschreven.
- Vorige verblijfplaats van een scholier.
- De hierop volgende verblijfplaats van een leerling en naam van de nieuwe school.
Voordelen leerlingenadminstratie
Grootste voordeel voor een school van deze administratie is dat zij verzuim en uitval tegen kan gaan. Door dit systeem heeft het onderwijs het namelijk sneller door als onverantwoordelijke ouders met hun kind niet aan de leerplicht voldoen.
Samenleving
Door dat te monitoren dient het onderwijs de samenleving. Immers, een school werkt ook samen met de gemeente die het maatschappelijk belang behartigt. Laatstgenoemde kan schakelen naar hulpverleners. Ervaring is dat verzuim vaak voorkomt bij ‘probleemgezinnen’ en hen helpen vraagt een bredere aanpak dan alleen het wijzen op de leerplicht.
Leerlingenadministratie en privacy
Vanaf 2018 moeten ook Nederlandse basisscholen aan strenge EU-wetgeving voldoen om de privacy van hun leerlingen te waarborgen. Dit verandert de Nederlandse wetgeving van nu. Belangrijk is dat scholen goed onderbouwen waarom ze hun gevoelige informatie willen bewaren en wat de bewaarduur is van die gegevens. Dit geldt bijv. voor het gebruik van foto’s. Een school mag ook niet meer gegevens bewaren dan nodig is. Bovendien moet informatie worden verwijderd als die niet meer relevant is.
Bekijk ook:
Maaike de Boer, MA
drs. Maaike de Boer is initiatiefneemster van Wijzeroverdebasisschool.nl
Gerelateerde artikelen
